Najważniejsze, czego nauczyły mnie Studia na ASP to… dobra organizacja czasu!
Dziś podzielę się z Tobą kilkoma narzędziami i metodami, z których korzystam. Pomagają mi zachować poczucie kontroli, spokój i znaleźć czas na to, aby robić to, co kocham i co jest dla mnie ważne.
Zaczynamy?
O organizacji czasu na otwarciu społeczności Ahoy UX + UI
Możesz obejrzeć moją prezentację „Kontrola. Spokój. Działanie”. Przygotowałam ją specjalnie na otwarcie Społeczności Ahoy UX+UI. To właśnie ona stała się pretekstem do przemyśleń, które z kolei zapoczątkowały ten artykuł.
Czym jest Ahoy UX + UI?
Ahoy to połączenie forum, Slacka i Notiona. Twórcy Ahoy wzbogadzili je o wiele ciekawych opcji. W ramach Ahoy masz dostęp do uporządkowanych kanałów tematycznych, a dodatkowo możesz brać udział w webinarach, warsztatach czy przeglądach portfolio. Za tym projektem stoją trzy kreatywne głowy: Agnieszka Naplocha (the Awwwsomes), Paulina Kacprzak (Element Talks) i Grzegorz Róg (Eduweb.pl).
Zachęcam Cię do sprawdzenia Ahoy UX+UI. Wierzę, że znajdziesz tam coś wyjątkowego dla siebie 🙂
Dobra organizacja czasu – co robiłam źle
Zacznijmy od tego, że dużo o dobrej organizacji czasu nauczyłam się na własnych błędach. Metody, które stosowałam na początku wymagały ode mnie sporej dyscypliny. Wieczorami planowałam swój kolejny dzień co do minuty, uwzględniając każdą, najmniejsza czynność. Jak się okazało, był to przepis doskonały…
…na stresik i szybkie wypalenie.
Nie ukrywam, że trochę zagoniłam się w kozi róg. Wstawałam rano, i pierwsza moją myślą było, co mam do zrobienia i ile tego jest. Zanim wstałam z łóżka, zastanawiałam się, czy o niczym nie zapomniałam. Na myślenie o tym, ile mam do zrobienia traciłam więcej energii niż na faktyczną robotę.
W tym samym czasie, będąc na studiach, szukałam inspiracji na projekt kalendarza na typografię. Wtedy natrafiłam na książkę „Getting Things Done” Davida Allena. W ten sposób znalazłam inspirację na projekt semestralny… i na lepszą organizację czasu.
Dobra organizacja czasu z metodą Getting Things Done (GTD)
Krok 1: Wyrzucasz wszystko ze swojej głowy
Pierwsza ważna zasada jakiej się nauczyłam to to, aby nie marnować energii mentalnej na rozmyślania, ile mamy do zrobienia i byleby o niczym nie zapomnieć. Zgodnie z metodą GTD najpierw należy spisać wszystkie, nawet najdrobniejsze działania, które wymagają Waszej uwagi.
To właśnie pierwsza zasada GTD i pierwszy krok dla dobrej organizacji czasu: Wyrzuć wszystko ze swojej głowy. W ten sposób gromadzisz wszystko to, co angażuje Twoją uwagę.
Krok 2: Analizujesz każde zadanie
W drugim kroku analizujesz każdą pozycję na liście i ustalasz, co z nią zrobić. Możesz zaplanować jej wykonanie, rozłożyć na mniejsze kawałki, delegować. Albo odpuścić.
Krok 3: Porządkujesz
Zgodnie z metodą GTD, zadania nie są porządkowane per dzień. Dla mnie to była ogromna zmiana. Nagle nie było już listy rzeczy do zrobienia w poniedziałek, czwartek, w sobotę.
David Allen odradza takie podejście. Czemu? Żeby uniknąć stresu, który mógłby się pojawić. Wyobraź sobie, że np. 1 z 3 zadań planowanych na poniedziałek nie udaje Ci się zrealizować. Łatwo zestresować się tym jednym niezrealizowanym zadaniem, zamiast być dumnym z dwóch pozostałych. To ważne, bo zgodnie z metodą GTD mamy pozostać zrelaksowani i mieć poczucie kontroli.
Jak zatem porządkować? W grupy: do zrobienia w 5 minut, do zrobienia teraz, do zrobienia potem i do zrobienia kiedyś. Zadania „do zrobienia w 5 minut” robisz od razu. W ten sposób sprawnie zamykasz kilka otwartych pętli i serwujesz sobie miły dreszczyk emocji. Oto robota posuwa się do przodu!
Krok 4: Przeglądasz
Jeszcze inni mają dobre systemy, ale nie przeglądają ich zawartości wystarczająco regularnie, by mieć z nich pożytek. Ci ludzie mają listy, plany i kontrolne spisy czynności (utworzone w wyniku gromadzenia, analizowania i porządkowania), ale ich nie aktualizują lub z nich nie korzystają. Wielu nie zagląda do swojego kalendarza wystarczająco regularnie, aby zawsze wiedzieć, co ich czeka w najbliższej przyszłości, więc często stają się ofiarami „szaleństwa ostatniej minuty”.
David Allen, Getting Things Done
Spisane i zaplanowane zadania przestają zaprzątać Twoją głowę. Ale jak widzisz, to jeszcze nie koniec. To, co musisz teraz zrobić, to regularnie je przeglądać. Na przykład rano lub ciągu dnia.
Krok 5: Działasz
Właśnie tak! Działasz i odhaczasz kolejne zadania zgodnie z ich pilnością i priorytetem. Aż tyle i tylko tyle.
5 kroków dla dobrej organizacji czasu. Podsumujmy:
1. Wyrzucasz wszystko ze swojej głowy.
2. Analizujesz każde zadanie.
3. Porządkujesz.
4. Przeglądasz.
5. Działasz.
Należy zadbać o każdy z tych etapów. Jeśli któreś z tych ogniw jest zbyt słabe, istnieje spore prawdopodobieństwo, że nie wykorzystamy w pełni potencjału tej metody.
Szafa, notes, a może… Trello? Narzędzia pomocne w dobrej organizacji czasu
Znasz już 5 głównych zasad. Co dalej? Gdzie spisywać, przeglądać, planować i odhaczać zadania? Ja zaczęłam od obklejenia swojej szafy post-itami. Potem szukałam innego rozwiązania, które pozwoliłoby mi przeglądać i edytować zadania gdziekolwiek bym była. I które byłoby przyjazne dla mebli.
Obecnie korzystam z trello. Mam przestrzeń „Napływające”, w której na bieżąco dopisuję, co mam do zrobienia. Mam przestrzeń „Na teraz”, „Do zrobienia w 5 minut”, „Na potem” i „Na kiedyś”. Trello wspomagam kalendarzem od Google. Staram się zaznaczać i planować wszystko. Planuję rutynowe zdarzenia, ważne okazje, ciekawe konferencje i webinary. Notuję też codzienne sprawy, o których nie chcę zapominać, np. zapłacenie rachunków, podlewanie kwiatów, czy pikowanie pomidorków.
Bonus: kalendarz
Pokażę Ci jeszcze jedno narzędzie.
To nie jest narzędzie do codzinnej pracy. Raczej na wyjątowe okazje. Nauczyłam się, że mam do przebiegnięcia nie sprint, a maraton. Dlatego sięgam po to narzędzie, gdy muszę wymóc na sobie większą dyscyplinę i dość surowo zaplanować swój dzień.
Wspominałam, że gdy byłam na studiach, zaprojektowałam kalendarz do planowania jednodniowych sprintów. Nadmiarowe karteczki z tego kalendarza mam do dziś. Raz na jakiś czas zdarza mi się z nich korzystać.
Kaledarz kształtem przypomina zegar, a po wypełnieniu wykres kołowy. Pozwala to zdać sobie sprawe z tego, jakie zasoby czasowe ma się do dyspozycji. I mądrze je zaplanować.
Jak pracować z moim kalendarzem?
Zawsze zaczynam od brzegów. Planuję czas na zdrowy sen i na to, żeby nie położyć sie zbyt późno spać, a przed snem mieć chwilę z książką, żeby odpocząć od ekranu. W drugim kroku planuję sobie, co mam zrobić. Uwzględniam przerwę na obiad i krótki spacer. Tak rozpisany plan dnia towarzyszy mi przez cały sprintowy dzień.
Po pewnym czasie ciekawie jest przeanalizować kilka takich kart. Nachodzi mnie wtedy refleksja: jaki procent czasu przeznaczam na pracę? A jaki – na przykład – dla swoich bliskich?
Taka analiza skłoniła mnie do nauki innej, ważnej i niełatwej umiejętności – sztuki odpuszczania. A także zastanawienia się nad tym, co jest naprawdę dla Ciebie ważne – i dlaczego. 🙂
Jak zmieniła się moja organizacja czasu?
W krótkich, żołnierskich słowach poprowadziłam Cię przez podróż, która sporo mnie nauczyła. Od trzymania wszystkiego w głowie i planowania każdego dnia co do minuty, po spisywanie wszystkich, nawet najdrobniejszych rzeczy i planowania ich w perspektywie: natchmiast, teraz, na potem, kiedyś. Nauczyłam się zadawania sobie pytania, co jest dla mnie ważne i dlaczego. I nie bać się odpuścić.
Nauczyłam się nowej postawy. Takiej, jakbym miała do przebiegnięcia nie sprint, tylko maraton, w którym trzeba oszczędzać siły i dbać o siebie na każdym kroku. Takiej, która pozwala mi mieć kontrolę, zachować spokój i znaleźć czas na działanie, aby robić to, co kocham i co jest dla mnie ważne.
Do napisania!
Ula Mitas